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La implicación del área de marketing en el cumplimiento del RGPD

Los departamentos de marketing y comunicación, debido al uso intensivo que hacen de los datos, han de tener en cuenta los cambios que introduce el nuevo RGPD y que
afectarán a acciones tan cotidianas como el envío de comunicaciones, el tratamiento de bases de datos, el consentimiento de los usuarios, la recogida de información, el derecho al olvido o la automatización y el seguimiento de acciones y de campañas.

En Prodware han analizado cómo influirá el RGPD en el caso de marketing y comunicación y han detectado uno de los elementos más sensibles: la recogida del consentimiento. Aunque pueda parecer un tema menor, el consentimiento está presente en más acciones de las que se piensa: registros en la web, envío de newsletters, descarga de whitepapers o inscripción a webinars o eventos son solo algunas de ellas.

Al primer paso a la hora de diseñar un consentimiento que cumpla con la legislación GDPR es identificar y revisar todos los repositorios de datos de la empresa –ya sean registros, campos, accesos, seguridad (interna y externa), etc. – para determinar en qué lugares deberán colocarse los formularios y botones-. En segundo lugar, será necesario analizar si la empresa ya dispone del consentimiento necesario, algo improbablemente en la mayoría de los casos ya que este no suele solicitarse de forma clara y separada del resto del elemento o, directamente, no dispone de una casilla de consentimiento. Además, en la página de política de privacidad es necesario explicar los términos de manera clara.

A continuación, las organizaciones han de revisar la infraestructura con la que cuenta la empresa para determinar si esta permite el cumplimiento de le legislación. Si no es el caso, será indispensable preparar un plan de migración a un nuevo sistema. A esto también pueden ayudar algunas soluciones existentes y diversas plataformas cuyo consentimiento se puedo aprovechar; por ejemplo, las redes sociales. Los responsables de diseñar estos sistemas también pueden encontrar inspiración en los permisos de las apps de móvil: solicitan diferentes permisos (cámara, acceso a contactos, ubicación…) de forma separada y se pueden activar o desactivar de manera individual.

En cualquier caso, se trata de un proceso complejo que el departamento de marketing ha de tener en cuenta, por eso es recomendable no dejarlo todo para el último momento. Los entornos cloud pueden ser una gran ayuda a la hora de cumplir con el RGPD. Además, en Prodware consideran que llegada de la nueva ley supone también una muy buena oportunidad para dar el salto definitivo a la nube, principalmente por dos motivos. Por un lado, las plataformas cloud ofrecen una mayor seguridad que alojar los datos en los sistemas físicos propios ya que aplican los máximos estándares de seguridad disponibles. Y, por otro, el modelo cloud, en el que el proveedor, como es el caso de Microsoft, es el responsable de que su plataforma lleve aparejado el cumplimiento, lo que permite a las empresas ahorrar tiempo, trabajo y responsabilidad. Estas plataformas cloud permiten consolidar e integrar todos los polos de innovación, también los relativos al cumplimiento de las normativas más exigentes.

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