¿Cómo evitar una comunicación fragmentada entre los equipos de trabajo?

Actualmente la comunicación durante el día a día en el trabajo no es tan fluida como se quisiera. Es común que los colaboradores alternen entre el correo y el chat varias veces perdiendo el hilo de la información en cada cambio de pantalla o ventana. De hecho, puede llegar a ser frustrante, ya que se pierden enlaces críticos al finalizar una reunión o terminar teniendo la misma conversación en canales distintos, lo que sin duda genera confusión y ralentización en los flujos de trabajo.

Esta comunicación fragmentada no es solo una molestia, es una barrera que provoca pérdida de información estratégica, así como tiempo valioso. Más que una acumulación de herramientas, el equipo de trabajo necesita un hilo conductor que unifique reuniones, mensajes y archivos en un solo ecosistema. Eso es precisamente lo que ofrece Zoom Team Chat.

Al estar integrado en su licencia de Zoom Workplace, se elimina la carga de gestionar contratos adicionales o presupuestos fragmentados. Gracias a la evolución constante de la plataforma, la cual incluye una mayor automatización con AI Companion, conectividad multiplataforma y una interfaz más intuitiva, los equipos pueden mantenerse informados y encontrar así todo en un mismo lugar.

Mantener a todos los colaboradores informados

Reconozcámoslo, los empleados no tienen tiempo ni paciencia para saltar entre reuniones, llamadas y chats que no están integrados entre sí. Cuando se ven obligados a chatear en una aplicación, unirse a una reunión desde otra y hacer el seguimiento por correo electrónico en una tercera, pierden el foco en las tareas prioritarias y, en última instancia, la productividad se ve afectada.

Zoom Team Chat es un espacio centralizado que minimiza ese constante ir y venir. Es el lugar donde nacen las conversaciones, se ejecutan las acciones y todos pueden mantenerse al día. Junto con el resto de la plataforma, constituye el punto de partida para la conexión y colaboración de los equipos.

Es posible chatear de forma individual o grupal, compartir enlaces y archivos en un solo lugar, y localizar rápidamente cualquier dato mediante el buscador integrado, pero Zoom Team Chat es mucho más que una herramienta de mensajería instantánea. Si los colaboradores están en una reunión de Zoom y se genera un debate dinámico en la ventana del chat, la función de chat continuo permite que esa conversación no se pierda. Al finalizar la sesión, los mensajes siguen disponibles en Zoom Team Chat para su seguimiento, junto con los resúmenes de AI Companion, las grabaciones y el resto de archivos compartidos durante el encuentro.

El chat continuo de reuniones es solo un ejemplo de cómo Zoom Team Chat actúa como el conector de todo el ecosistema, entrelazando las interacciones en un espacio centralizado. Si se está revisando el correo electrónico en Zoom Mail, es posible compartir cualquier mensaje importante en un chat con apenas unos clics.

De igual forma, si se está chateando con alguien y surge la necesidad de realizar una llamada rápida, basta con pulsar el icono de vídeo para iniciar una reunión instantánea. Además, al llamar a alguien desde Zoom Phone o recibir un mensaje de voz, los registros de llamadas y buzones de voz aparecen directamente en el chat individual, permitiendo mantener todo el historial de comunicación en un solo lugar.

Productividad con funciones integradas de AI Companion

Quienes utilizan Zoom Team Chat cuentan con acceso directo a las capacidades de IA de Zoom AI Companion. Ante una acumulación de mensajes pendientes, la IA ayuda a ponerse al día rápidamente mediante el resumen de hilos de chat.

Resumir y analizar información es solo el principio. AI Companion también permite optimizar los tiempos de respuesta al redactar borradores de mensajes con el tono y la extensión adecuados (incluso desde la aplicación móvil de Zoom Workplace). Además, si se está coordinando una cita con un compañero de trabajo, la IA permite programar reuniones directamente desde el chat.

Gracias a que AI Companion puede consultar información en todo el ecosistema de Zoom Workplace, es posible utilizar el panel lateral para realizar consultas específicas sobre interacciones previas, como: «¿Qué mencionó [persona] sobre [tema]?». La IA rastreará los mensajes y ofrecerá un resumen preciso con enlaces directos a las fuentes para que los usuarios puedan verificarlas al instante.

Conectar comunicación externa e interna

Es común que los equipos utilicen el correo electrónico para los contactos externos y una aplicación de chat para la comunicación interna. Sin embargo, esto obliga a los empleados a gestionar canales fragmentados, donde los hilos de correo se eliminan, los archivos se pierden y no existe una forma eficaz de realizar búsquedas cruzadas para localizar información crítica.

Zoom Team Chat permite cerrar esa brecha de seguridad entre la colaboración interna y externa. Los administradores pueden gestionar permisos y controlar qué contactos externos se unen a los canales internos. Además, los empleados cuentan con indicadores visuales para saber cuándo hay participantes externos en un chat, permitiéndoles adaptar la comunicación según el contexto.

Fácil de usar, gestionar y migrar

Si ya se dispone de una licencia de Zoom, no es necesario actualizar la cuenta para comenzar; Zoom Team Chat está integrado en la aplicación de Zoom Workplace y basta con hacer clic en el icono correspondiente. Al ser una interfaz familiar para los empleados, la curva de aprendizaje es mínima.

Para los administradores, la gestión se centraliza en el portal de administración de Zoom, simplificando el control de toda la plataforma en un solo lugar. En caso de requerir una migración desde plataformas como Slack, Zoom ofrece una aplicación de migración específica y una guía de campo para importar el historial de chat y el contenido de forma fluida y sin estrés. A diferencia de otras alternativas, Zoom Workplace ofrece una solución integral que incluye documentos, tareas y pizarras digitales con una misma interfaz.