La principal aportación de la tecnología Mail Dispatching es que ayuda a gestionar todo el volumen de correos electrónicos que reciben las organizaciones, de manera eficaz y ágil.
Es evidente que en el ámbito profesional, particularmente en el entorno de la atención al cliente, el email es uno de los canales de comunicación más habitual, rápido y fiable para la petición o intercambio de información entre empresas y sus clientes. Es al mismo tiempo un canal con un flujo constante y abundante de entrada de correos electrónicos, que exige respuestas lo más inmediatas y resolutivas posibles.
¿Qué es el Mail Dispatching?
El software TrueContact CX incorpora el módulo Mail Dispatching, que trabaja con IA aplicada a través de machine learning de Google.
La principal función de Mail Dispatching consiste en encolar los emails que se reciben para categorizarlos en distintos conjuntos según una serie de reglas previamente establecidas, de manera que el supervisor o coordinador del Contact Center puede asignar cada email al agente que esté mejor preparado para su tratamiento.
Gracias a la IA, podemos organizar y categorizar los emails según una serie de reglas, por ejemplo:
– Reglas basadas en palabras claves que aparecen dentro de los propios contenidos de los emails: From, To, Subject, Body.
– Reglas basadas en identidades, como puede ser una fecha, un código de reserva, un número de cliente o un número de teléfono.
– Reglas basadas en el aprendizaje contínuo pudiendo categorizar los emails en base a las necesidades del cliente.
A todo esto, le aplicamos SLAs que, además de ser una herramienta importante para la gestión del rendimiento y la mejora continua de los servicios que las empresas ofrecen, nos permite categorizar y poner los emails en colas según las necesidades de cada cliente.
De esta manera, los coordinadores del contact center pueden supervisar, tomar decisiones en caliente y llevar a cabo el reparto de emails a los agentes para cumplir con sus objetivos profesionales, y todo desde una única plataforma.
Mail Dispatching y Omnicanal- Herramienta única desde la que se controlan todos los canales
Con la incorporación del módulo de Email Dispatching y el carácter Omnicanal de nuestro software, ofrecemos un importante valor añadido a nuestros clientes, ya que dentro de una misma plataforma se puede recibir y recoger información de todos los canales de comunicación disponibles en los Contact Centers, como voz, email, whatsapp, webchat o cualquier red social.
Principales puntos a destacar
El Mail Dispatching es una garantía de que los correos electrónicos, previamente clasificados según las necesidades y reglas establecidas por las empresas, lleguen a los agentes adecuados de manera oportuna y eficiente.
Desde una única plataforma y según las reglas que se hayan configurado dentro del software, el coordinador del contact center pueden gestionar todos los canales de comunicación disponibles con los clientes. De esta manera, tienen una visión completa de todo lo que está pasando en el contact center.
Según la demanda de nuestros clientes, creamos este módulo con el fin de poder ofrecer la posibilidad de personalizar la recopilación y distribución de emails dentro de nuestro software aplicando las reglas específicas de cada cliente.
Más información, a través de este email.
(Jaime Rodríguez, sales director de TrueIT Systems)
