Conversia, consultora legaltech enfocada en la innovación y la implementación de tecnología avanzada para transformar los servicios de cumplimiento normativo, trabaja con la solución de firma electrónica Click&sign de Lleida.net desde hace varios años. Desde el inicio de esta colaboración, nueve años, se han agilizado los procesos de contratación de la compañía, aumentando los niveles de productividad y se ofrece un servicio optimizado y seguro.
El inicio de esta colaboración arrancó con una prueba piloto para un equipo de solo seis personas. Este primer proyecto comenzó con un sistema de envío de correos electrónicos certificados, que eran respondidos por los destinatarios, donde se adjuntaban los contratos firmados por los clientes. Esta solución, a pesar de tener validez legal, es considerada como una firma electrónica simple.
A continuación, se optó por la implantación de Click&Sign. Aquí ya se pudo utilizar la firma electrónica avanzada con el envío de la OTP (One Time Password) por SMS, “Adoptamos el producto Click&Sign por su facilidad de uso y fiabilidad de la plataforma”, puntualiza Jordi Giménez, director de clientes de Conversia.
Por otro lado, se incorporó a la herramienta una solución de gestión de usuarios para los agentes, que permitía dar de alta y de baja usuarios de manera autónoma.
“A esta implantación inicial se han ido sumando más y más equipos de forma progresiva. Actualmente, toda la fuerza de ventas utiliza la solución de Lleida.net para firmar los contratos con los clientes. Esto representa 65 agentes telefónicos y más de 120 personas de los equipos de venta presencial”, afirman desde la compañía.
Así es el proceso
Para explicar, aunque sea brevemente, el funcionamiento de la firma electrónica, hay que saber que la solución de Click&Sign se conecta por API al CRM de Conversia, con un sistema de firma electrónica donde se recoge el grafo del usuario y en determinados circuitos, se firma con una clave enviada por SMS al móvil.
El flujo envía al destinatario un link en un email o SMS, que redirige a un navegador donde se visualiza/n el/los documento/s a firmar y se recoge la firma seleccionada.
Desde la compañía añaden que esta manera de trabajar está en línea con su apuesta por la innovación y la digitalización de procesos. Esto les permite ofrecer un servicio más ágil, eficiente y seguro a sus clientes. “Al automatizar y digitalizar los procesos de contratación y documentación, reducimos significativamente los tiempos de respuesta y eliminamos la necesidad de trámites en papel, lo que no solo disminuye el riesgo de errores humanos, sino que también permite a nuestros clientes acceder a la información de forma rápida y segura, desde cualquier lugar”, afirma Jordi Giménez.
Asimismo, añade: “Nuestro enfoque en la tecnología nos ayuda a adaptarnos continuamente a las necesidades del mercado, brindando soluciones personalizadas y asegurando un servicio de calidad que mejora la experiencia del usuario final”.
Personalización de la herramienta
Para Conversia un elemento importante en el éxito de esta colaboración ha sido la implicación de Lleida.net en el mismo, especialmente en la formación y adaptación del producto a sus necesidades reales, así como la adecuación a nuevas formas de contratación.
Una de las características de Conversia es la pulcritud con la que se trabaja en relación a los procesos que implementa en su estructura interna.
En este sentido, hay que destacar de manera especial, la implicación del departamento de Calidad que ha ayudado a que la implantación tenga el menor impacto posible en el negocio. «Hay que señalar que la coordinación de los departamentos técnicos, legales, y de calidad, así como, el departamento comercial, ha llevado al éxito de los resultados de la utilización de la herramienta de la firma electrónica, así como el enfoque que hacia el cliente tiene Conversia, buscando siempre su satisfacción«, resalta Carlos Rodríguez, Chief Spain Sales Officer & EMEA en Lleida.net.
(El reportaje sobre esta implantación tecnológica de éxito se puede leer completo aquí, en el número 103 de Relación Cliente Magazine).
