Desde GWSpain explican qué aporta contar con una PMO para el éxito de un proyecto

Juanjo Fernández, de GWSpain.GWSpain es una consultora de transformación que aborda proyectos estratégicos-negocio, reingeniería o eficiencia en procesos, diseños funcionales y tecnológicos y gestión del cambio, siempre con la relación de las marcas con sus clientes como origen y fin de los proyectos. Detrás del origen sde GWSpain se encuentra la firme intención de un grupo de personas de crear un modelo de empresa que ayuda a impulsar la transformación en las organizaciones, con un modelo basado en la simplicidad y en los resultados. «Nuestros proyectos siempre tienen un enfoque de retorno, y por ello estamos llevando a cabo implantación de Oficinas de Proyectos (PMO) para poder ejecutar los ejercicios consultivos y darles vida en las organizaciones, convertir las ideas en ejecución«, afirma Juanjo Fernández, socio fundador de GWSpain.

Relación Cliente: En un momento como el actual, en el que la transformación digital es una necesidad, en mayor o menor medida, para todas las empresas, ¿qué aporta a estas una oficina de proyecto (PMO) para abordar el proceso de transformación con garantías?

Juanjo Fernández: Comencemos por señalar que una PMO es un equipo orientado a la centralización, dirección y ejecución de proyectos con un cierto calado en las organizaciones. Estos proyectos suelen tener impacto en diversas áreas.

Contar con una PMO concede a los proyectos una homogeneización en su definición y ejecución, y sobre todo una vinculación con la estrategia de la organización. Concede una madurez en la gestión y en caso de ser externa, además dota a los proyectos de una experiencia multisectorial y multiproyecto, con la posibilidad de identificar barreras, dificultades, caminos de éxito, partners…, en base a la experiencia.

Esta experiencia sobre todo se manifiesta en mayor medida en la metodología de gestión, dotando a los proyectos de mayor celeridad, coherencia y concreción en su ejecución.

Relación Cliente: ¿Cuáles son las necesidades reales que pueden llevar hoy a una organización a impulsar una PMO?

Juanjo Fernández: Venimos de ciclos de cambios teóricos, en algunos casos reales, pero con muchas tareas en la mochila que por diversas cuestiones no han podido ser abordadas. La pandemia fue un punto de generación de proyectos que una vez las aguas han vuelto casi a su cauce, han sido abandonados.

Contamos con planes estratégicos, con necesidades detectadas, y el core de cada organización no permite centrarse en la ejecución de estos proyectos.

En ocasiones, las empresas, crean equipos de trabajo con dedicación parcial, pero como el negocio dicta, no siempre tienen el éxito esperado en tiempo o forma y en muchas ocasiones acaban siendo abandonados o formando parte del backlog del año siguiente.

Se dedica mucho tiempo a cosas tan básicas como convocar reuniones de seguimiento, actualizar documentos, desde GWSpain simplificamos y hacemos que las personas se centren en su aportación. Es vital contar con los equipos con el foco puesto y sin que la participación en los proyectos suponga un tedio, les facilitamos su participación, extraemos lo necesario de cada uno y generamos valor común.

Relación Cliente: ¿Cuáles son su principales beneficios?, ¿de qué ROI podemos hablar?

Juanjo Fernández: En nuestro caso, cuando planteamos un ejercicio a un cliente, siempre contamos con la premisa de que el retorno de la inversión en nuestro servicio tiene que ser rápido, el proyecto debe financiarse en la primera etapa gracias a la ejecución de los conocidos como quick wins, cuestiones básicas priorizadas en base a mayor impacto en menor tiempo de ejecución.

Cada línea de trabajo, cada proyecto de mejora siempre debe ser cuantificado en impacto en ingresos o costes, dotando a cada decisión de un elemento cuantitativo, de hecho, es un aspecto básico para trazar una matriz de priorización que tenga en cuenta el impacto de la mejora, el tiempo de ejecución y el beneficio cuantificado.

En cuanto a beneficios adicionales, lo comentado, básicamente estamos logrando que “las cosas sucedan” y no queden archivadas en Power Points perdidos en la red.

Por último, la variabilización del coste dedicado a los proyectos, contar con una PMO externa permite que sslo se ejecute cuando hay proyecto, entrando y saliendo según la estacionalidad, necesidad…

Relación Cliente: ¿Cuáles serían en estos momentos las principales barreras con las que conviven las empresas para realizar una gestión del cambio exitosa?

Juanjo Fernández: Tiempo y recursos. Según nuestra experiencia, y en base a los clientes con los que hemos trabajado o lo hemos intentado desde nuestro nacimiento, en más del 60% de los casos estas suelen ser las principales barreras, por eso cobra mucho más sentido contar con ayuda externa.

Estas variables son las que frenan el cambio y avanzar en los proyectos identificados. En base a nuestra experiencia, la principal barrera suele ser la gestión del cambio: cómo las personas están preparadas o concienciadas a cambiar. Otro elemento es la relación entre departamentos o áreas, la falta de visión global para abordar soluciones. La gestión de silos suele ser un elemento complicado que no impide el éxito, solo lo retrasa.