Concretamente, las empresas no deberían pasar por alto los documentos que hacen la transición del papel a formatos digitales. Precisamente, esos puntos de transición, como el escaneado e impresión de documentos, pueden originar riesgos que amenacen la privacidad de los datos. En este sentido, Nuance Communications, Inc., ha querido explicar algunas recomendaciones que debemos tener en cuenta para garantizar la seguridad de nuestros datos. Y lo hace aprovechando la celebración el sábado 28 del Día Internacional de la Protección de Datos, una iniciativa anual a nivel global para concienciar sobre la importancia de la privacidad y la protección de la información personal.
Cuidado con las fugas de datos
Una forma en la que la privacidad de la información puede verse comprometida es a través de documentos que han sido escaneados y distribuidos por correo electrónico. Esta fuga de datos no deseada ocurre cuando los usuarios tienen un acceso incontrolado a contenidos potencialmente sensibles. En este sentido, proteger la privacidad de los datos mediante la colocación de filtros dentro de las aplicaciones de escaneado permite restringir el acceso a ciertos documentos. Estos filtros de identificación permiten que el software realice diferentes acciones como cifrar automáticamente el archivo antes de enviarlo, poner en cuarentena o borrar el archivo por completo.
Evitar el acceso no autorizado a la información
La mayoría de las empresas trata de ocultar información confidencial cubriéndola con alguna imagen. Sin embardo, “la única forma segura de ocultar está información es mediante herramientas de redacción, comúnmente integradas en el software PDF. Éstas no sólo permiten cubrir el texto o las imágenes, sino que reemplazan las áreas seleccionadas pixel por pixel”, asegura Chris Strammiello, Vicepresidente de Alianzas Globales y Marketing Estratégico, Nuance Communications.
Que la impresión no sea una amenaza para la privacidad de los datos
La privacidad de los datos es una cuestión fundamental para la mayoría de las organizaciones. Las empresas destinan importantes partidas de sus presupuestos a prevenir el acceso no autorizado a su información. En el caso de la impresión, las empresas no prestan la atención necesaria a los riesgos que pueden originar esta técnica para sus datos. Debido a la dificultad de búsqueda de información dentro de los documentos impresos, estos pueden ser difíciles de localizar y peligrosos de almacenar. Además, debemos tener en cuenta el factor humano. De esta forma, coger un documento equivocado de la impresora o distribuir copias fuera de la organización puede ser tan perjudicial como un malware. Por todo ello, es de vital importancia establecer un registro de los accesos a la impresión.
Sin duda, es un buen momento para que todas las organizaciones consideren potenciar la seguridad de sus datos de impresión. En este sentido, queda claro que para garantizar la privacidad y confidencialidad de todos sus datos, las empresas deben apostar por una estrategia íntegra de seguridad que asegure la protección de todos sus dispositivos.
