El estudio revela que las empresas que cuentan con procesos bien definidos para el archivo de datos están en posición de conseguir valor a través de dos vías: el ahorro de costes e ingresos adicionales provenientes de la monetización de archivos. Desde el punto de vista del ahorro, más de la mitad de las empresas encuestadas consiguieron ahorrar 890.000 € o más durante el año pasado gracias a la reducción de riesgos o a la eliminación de litigios; el 21% de estas empresas consiguieron ahorrar más de nueve millones de euros. Igualmente, el 44% de las empresas cosecharon aproximadamente 890.000 € o más en ahorros provenientes derivados de menores costes operacionales o de capital, ahorrando el 18% de estas empresas más de nueve millones de euros.
Más sorprendente es la capacidad de las empresas a la hora de conseguir nuevos ingresos a partir de un archivo de datos gestionado de forma efectiva. Mientras el 39% de las empresas en el estudio consiguieron alrededor de 890.000 € o más en ingresos, un 15% consiguió ganar más de 9 millones de euros. Como media, las empresas encuestadas tuvieron unos ingresos adicionales de 6.700.000 € de su archivo de datos.
A pesar del beneficio económico, la mayoría de empresas (76%) considera que ya están maximizando el valor de sus archivos, convirtiendo a la información en un verdadero punto débil para los líderes empresariales. Solo un 38% de las empresas usa sus archivos para analizar su negocio, un proceso esencial para conseguir ingresos adicionales gracias a una mejor comprensión de los mercados, mejorando productos y servicios y atendiendo mejor a los clientes, por lo que queda claro que la mayoría de los encuestados no están sacando el mayor partido de sus datos.
Del 24% de las empresas que admiten que podrían estar gestionando sus datos más eficazmente, casi tres cuartas partes creen que podrían estar sacando el doble o más valor de lo que creen y más de un 25% consideran que podrían sacar cinco veces más beneficio económico o extraer cinco veces más valor de los mismos.
“El archivo de datos no tiene solo que ver con el cumplimiento de la legislación. El estudio muestra que hay beneficios económicos reales que se hacen realidad al implementar una estrategia eficaz de almacenamiento de datos. Para aprovechar de verdad el poder de la información empresarial, las organizaciones tienen primero que estudiar seriamente su programa de gestión de datos. Incluso las empresas con procesos avanzados de archivo pueden salir beneficiados en el ahorro de costes y conseguir ingresos adicionales”, comenta Eileen Sweeney, vicepresidente senior y directora general de Gestión de Datos en Iron Mountain.
"Hay una desconexión real entre el valor que la gente cree que está extrayendo de sus archivos y los ingresos adicionales que podría conseguir con solo gestionar sus datos de forma más efectiva. Sin embargo, las empresas de todos los tamaños y en todos los sectores pueden aspirar a un incremento en sus ingresos y a un mayor ahorro de costes si revisan el funcionamiento de sus archivos para conseguir sus objetivos de negocio. Esto es especialmente importante en el entorno económico actual basado en la información, en el que el éxito o el fracaso dependen de la eficacia con la que las empresas gestionan sus datos y su rapidez en actuar sobre esta información”, añade Sean Pike, director del Programa de eDiscovery e Information Governance Research de IDC.
Para ayudar a las empresas a romper la desconexión entre la percepción y la realidad, Iron Mountain e IDC recomiendan a las organizaciones implementar los siguientes procesos:
• Contratar a un responsable de Datos para supervisar y obtener valor de su archivo de datos, colaborando con el Responsable de Operaciones y el Responsable de Información con el fin de establecer estrategias de negocio y datos a largo plazo.
• Desarrollar mapas de información de todas las fuentes y almacenes de datos (y su valor) que hay en su empresa.
• Implementar una estrategia holística y consistente de archivo de información que dé respuesta a los calendarios de conservación de datos, casos de éxito, el valor de los datos, la necesaria accesibilidad y los costes del almacenamiento.
• Trabajar con un proveedor externo con experiencia específica capaz de ayudar a optimizar sus soluciones de archivo a la vez que se liberan los recursos internos de TI para poder centrarse en un trabajo más estratégico e innovador.
Otros resultados clave:
• Más datos, más problemas: la mayoría de las empresas mantienen seis o más archivos electrónicos, almacenando una gama de datos estructurados y desestructurados.
• Los procesos lo hacen perfecto: un asombroso 88% de las empresas carecen de un proceso uniforme para el archivo de diferentes tipos de datos, dificultando la identificación y el acceso a información importante cuando es necesaria.
• Las empresas se asustan cuando se enfrentan a la avalancha de información: sin un proceso claro y la presión de implementar programas de Big Data, más de un 40% de empresas simplemente archivan todo con el fin de evitar invertir tiempo y recursos para determinar que es realmente importante.
• Los procesos de archivo no claros hacen que los datos no se puedan usar: a lo largo del tiempo, las empresas que archivan todo rápidamente acumulan “masas de datos”, haciendo que sea difícil encontrarlos cuando es necesario, en contradicción con “lagunas de datos”, por lo que muchas empresas querrían crear una estrategia transparente de archivo de datos para poder recuperar la información rápida y fácilmente.
(El informe completo se puede conseguir aquí).
