Esker ha sido la compañía encargada de automatizar el proceso y envío de las facturas del grupo logístico STACI a sus clientes tras haber utilizado la misma tecnología para sus procesos de contabilidad de proveedores. De esta forma, STACI será capaz de dar respuesta a sus dos principales desafíos de negocio: satisfacer la creciente necesidad de sus clientes de reducir la gestión manual en formato papel, y reducir sus propias tareas administrativas internas.
El pasado año, la compañía seleccionó a Esker para automatizar el proceso de Contabilidad de Proveedores, con la captura automática de 1.500 facturas mensuales de proveedores. A partir del éxito de esta primera colaboración, la compañía se propuso ir más allá en la agilización de sus procesos financieros, adoptando también la Solución de Cuentas a Recibir, a fin de gestionar y enviar 34.000 facturas a clientes al año.
En este caso, STACI recurrió a Esker para optimizar su ciclo de facturación a clientes, que incluye la edición, impresión, envío, seguimiento y archivo de la factura. Hasta ahora, ese proceso venía siendo llevado a cabo internamente por 20 personas repartidas en cuatro localizaciones distintas.
“Nuestro proceso de facturación requiere una importante personalización a los requisitos y preferencias de cada cliente”, ha asegurado Brigitte Andreolis-Clavier, CFO de STACI, quien añade: “Estimamos que optimizando nuestros procesos de facturación, la cantidad de tiempo ahorrado equivaldrá a un mes por empleado. No sólo mejoramos la eficiencia de nuestro proceso de facturación, también reforzamos nuestra política medioambiental y a la reducción del consumo de papel”.
Con muchos de sus más importantes clientes evolucionando hacia la automatización de procesos de entrada y salida de documentos, STACI acudió a Esker para que le ayudase a satisfacer dicha necesidad, ofreciéndoles la posibilidad de recibir las facturas en diferentes formatos, como papel, electrónico o EDI.
“La solución trabaja sin ningún problema con todos nuestros sistemas y nos asegura la flexibilidad para cumplir don los clientes que han evolucionado completamente a la factura electrónica, así como con aquellos que prefieren seguir recibiendo las facturas en papel”, continúa Andreolis-Clavier.
Clientes y proveedores sin papel
Los equipos de contabilidad de STACI prevén un plazo de retorno de inversión de un año. Esker ha ayudado a esta compañía a obtener diversos beneficios, que incluyen:
• Cumplir las necesidades de importantes clientes que han automatizado sus sistemas de pago de facturas.
• Reducir los retrasos en los pagos, al ser enviadas las facturas en tiempo real más que a final de mes, lo que supone también mejorar la gestión de potenciales conflictos.
• Mejoras de productividad, al externalizar el proceso y envío de las facturas, erradicando los duplicados y eliminando el archivo físico en servidores internos.
• Los equipos de facturación pueden dedicarse ahora a tareas más valiosas.
• Mejora en la trazabilidad y seguimiento del proceso de validación del cliente.
• Reducción del impacto ambiental gracias a una significativa menor producción de papel.
