Con sede central en Valencia y filiales y emplazamientos en distintos países de Europa, África y América, SanLucar recibe en total unos 400.000 pedidos al año, lo que le exige una importante capacidad de gestión de los mismos, ya que precisa darles respuesta en un tiempo récord. Y su previsión es incrementar la producción un 30%, con cultivos propios en diferentes países. Antes de la automatización, su sistema EDI sólo cubría un porcentaje de sus intercambios documentales, y la mayoría de los pedidos entraban manualmente por fax y por e-mail y se archivaban en carpetas físicas.
Este proceso se traducía en errores de captura de datos, escasa visibilidad de los flujos de pedidos y dificultad para absorber incrementos imprevistos de demanda, poniendo así en peligro el compromiso de la compañía de llevar un producto a los cuatro puntos cardinales en un estado de frescura impecable, en el menor tiempo posible. Por lo tanto, SanLucar necesitaba acelerar el proceso de respuesta al cliente, responder con rapidez y precisión a los súbitos incrementos de pedidos, acceder a un soporte internacional multi-idioma y optimizar recursos para crecer de forma sostenible. Estos fueron los principales factores que llevaron a la compañía a valorar la propuesta tecnológica de Esker.
“El objetivo era optimizar nuestros recursos para la gestión de pedidos e incrementar la calidad del servicio al cliente”, señala Willy Piquer, director de proyectos IT de Grupo SanLucar, y añade que, “con Esker estamos ahora preparados para proveer a nuestros clientes en cualquier lugar y con celeridad, gracias a una tecnología ubicua, eficiente y de rápida implementación”.
Beneficios inmediatos y estratégicos
Como beneficios inmediatos, la compaññia ha conseguido reducir en un 84% sus tiempos de proceso, adquiriendo la capacidad de tratar de forma muy eficiente, una gran cantidad de pedidos procedentes de cualquier cliente y medio de comunicación, con una visibilidad total sobre el proceso. Además, ha reducido costes por eliminación de la captura manual de los documentos, el mantenimiento de máquinas ligadas al papel, la compra de consumibles y el ahorro de espacio gracias al archivado digital.
Como beneficios estratégicos, para SanLucar supone una decisiva mejora en su nivel de servicio, tanto en lo que se refiere a la entrega puntual de productos como a la trazabilidad de sus envíos. Dada su apuesta tecnológica, la compañía puede plantearse seguir creciendo sin incurrir en nuevas inversiones en tecnología o personal, aparte de la capacidad de extender la automatización a otros procesos de negocio.
Descripción técnica del proyecto
La solución Esker DeliveryWare fue implementada en menos dos meses. En primera instancia se configuró un servicio de Fax On Demand con números locales del país de envío, para recibir los pedidos enviados por este medio, así como una cuenta de correo POP3 para los que se recibieran por e-mail. Una vez capturados, los datos de los pedidos quedan publicados en una ventana con los campos correspondientes, para ser validados e integrados en el ERP Microsoft Dynamics AX, a través de un fichero TXT para su posterior gestión. Al final del proceso, la imagen del pedido se archiva en el gestor documental de Esker, permitiendo a los usuarios autorizados tener un acceso directo desde el ERP al documento.
