El seguir una metodología en el proceso de licitación ayuda en varias líneas:
– Da la tranquilidad de que no se queda nada “en el tintero”
– Transmite sensación de rigor a los licitantes
– Da el marco necesario para que la evaluación de las ofertas sea más fácil y justa
– Minimiza el riesgo de queja de algún participante por arbitrariedad por parte de cualquier licitante.
Un proceso completo de licitación debería incluir, como mínimo, los siguientes pasos señalados en el esquema inferior:
Preselección
La elección adecuada de los participantes puede ahorrar algunos disgustos a lo largo del proceso. Ni invitar a quien no se debe, ni deja fuera a quien se debe. No es el primer proceso de licitación que cuando está todo avanzado y casi decidido, aparece el proveedor que solicita su derecho a ser invitado fuera de plazo y puede llegar a retrasar la planificación del proceso.
El conocimiento del mercado y sus jugadores es la clave para acertar. O se tiene el conocimiento o se adquiere. Una posible vía para adquirirlo puede ser el lanzar un proceso previo de RFI o RFQ.
En unproceso de Petición de Información (RFI: Request for Information) no estamos pidiendo ofertas, sino estamos consultando al mercado y proveedores sobre su conocimiento, experiencia, capacidades o porfolio de servicios en una materia en concreto. Por ejemplo, pedimos a proveedores de servicios de outsourcing de procesos de contact center sobre sus sedes, idiomas con los que trabajan, casos de éxito o gama de servicios. O pedimos a integradores de soluciones de sistemas de información sobre sus capacidades y certificaciones en la implantación de una solución concreta.
Este tipo de procesos, que deben ser formales y soportados por escrito, pueden ser un primer paso para definir una short list o lista de candidatos a participar en un proceso formal de licitación.
Un proceso de RFI debe estar soportado por un documento o carta que contemple, entre otros, aspectos tales como:
Intención de la RFI (si forma parte de un proceso futuro de licitación).
Calendario de respuestas.
Calendario y mecanismos de gestión de dudas.
Formato de respuesta (Word, Powerpoint, extensión…).
Posibilidad de defender la presentación presencialmente.
Puntos concretos sobre los que se pide la información (capacidades, presencia geográfica, certificaciones, casos de éxito, experiencia demostrable, solvencia empresarial…).
Acuerdos de confidencialidad mutua, soportados normalmente por un documento formal de confidencialidad o NDA (Non Disclousure Agreement).
Un proceso de Petición de Precios (RFQ: Request for Quotation) puede formar parte también del proceso de preselección de candidatos para definir la short list a la que mandar una petición formal de ofertas.
En este caso, las RFQs suele ser más breves y centradas en pedir precio o rango de precios en los que se mueve el mercado para un servicio. En un mercado de servicios profesionales, la petición de precios “estándares” sin estar englobados en un contexto de una oferta global, solo puede ser una petición orientativa, ya que un servicio no se puede ni se debe “comoditizar” y ser comprado ni vendido “al peso”. Compañías de outsourcing puede definir sus “tarifas por horas” de agente en función de las categorías de sus convenios, pero el precio final que debe pagar un cliente debe ser parte de una oferta global con un modelo de retribución completo. O integradores de soluciones o consultoras deberían cotizar por la aportación de valor a sus clientes y no por el número de horas dedicadas a un proyecto.
Pliego de requisitos
La petición de una solución o unos servicios profesionales pasan por la elaboración sistemática de un buen pliego de requisitos. ¿Muchos o pocos? Pues los necesarios, aquello que dan confianza a que respondiendo a los mismos nos hacemos una idea clara de las capacidades del proveedor o la solución.
Una de las claves que pueden diferenciar un buen proceso de licitación de uno menos acertado es la concreción de los requisitos y la petición de concreción en las respuestas. Un requisito difuso da pie a una respuesta difusa. No es lo mismo pedir la “solvencia del proveedor” que pedirle el número de técnicos certificados en una tecnología, 3 casos de éxito concreto en la implantación de un servicio o sus cuentas presentadas en el registro mercantil.
Algunos ejemplos de requisitos pueden ser:
Requisitos generales del proveedor:
o Solvencia a través de evidencias concretas.
o Experiencias demostrables.
o Capacidades demostrables.
Requisitos de Enfoque y gestión del proyecto
o Petición de las metodologías concretas que se van a utilizar en el proyecto.
o Petición de los perfiles del equipo que va a participar en el proyecto, con sus conocimientos, experiencia, capacidades y certificaciones.
Requisitos funcionales (en caso de licitar una solución de sistemas)
o Cobertura funcional pedida al sistema que licitamos, como cobertura a los procesos de negocio.
o Capacidades pedidas al sistema que licitamos, como facilidades que ofrece la solución (por ejemplo, trabajar en dispositivos móviles, capacidades de autoservicio, capacidades de integrarse con sistemas terceros …).
Requisitos Operativos (en caso de licitar un proveedor de servicios)
o Requisitos que permiten medir capacidad de definir, medir y reportar la calidad prestada y percibida del servicio.
o Adecuada implantación de metodologías de planificación y dimensionamiento (previsión de la demanda, gestión de turnos, capacidades de conducción).
o Requisitos de continuidad de negocio, con demostración palpable de la existencia de planes de continuidad de negocio y tratamiento de contingencias.
o Requisitos de Gestión de Recursos humanos, con las evidencias de adecuadas políticas de reclutamiento, selección, formación, desarrollo profesional, retribución y gestión de las relaciones laborales.
o Requisitos de infraestructuras indicando los medios físicos (local, suministros, mobiliario…) que debe tener el proveedor para la prestación de servicios.
Requisitos de infraestructuras tecnológicas
o Sistemas que debe tener y gestionar el proveedor del servicio.
o Capacidades tecnológicas que debe tener la solución a licitar.
Independientemente de la agrupación o clasificación, insistimos en la necesidad de cubrir adecuadamente los procesos y capacidades a licitar y escribir el pliego pensando en que alguien lo debe contestar y alguien lo debe evaluar de manera justa, por lo que las indefiniciones o falta de concreción son poco deseables.
(La segunda parte de esta Guía se puede leer aquí).
(Guía elaborada por On Soluciones).
