La gestión del envío de sus facturas a clientes y otros documentos como cartas de cobro o recordatorios de pago, representa un volumen de 100.000 documentos al año. La automatización de este trabajo la ha realizado con la solución de Esker. Automatizando el proceso de enviarlas utilizando los servicios de correo postal de Esker, lafourchette.com está mejor equipada para gestionar su crecimiento tanto en Francia como a nivel internacional, gracias a una significativa mejora en términos de fiabilidad, productividad y capacidad de reacción.
Lanzada en 2007 como una startup, lafourchette.com se ha convertido en un gigante online en Francia, España y Suiza. En 2013, la compañía reestructuró su departamento financiero para responder mejor a las necesidades derivadas del rápido crecimiento y los altos niveles de rentabilidad (contratación de personal, incorporación de nuevos procesos y herramientas financieras, adopción del ERP Microsoft Dynamics…). Y necesitaba implementar una solución con la que enviar sus facturas lo más rápidamente posible. Los objetivos eran claros:
Reducir el tiempo de manipulación y envío de las facturas, desde su generación hasta su recepción, de 10 días a tan solo uno.
Optimizar los activos de la compañía.
Liberar tiempo de sus empleados.
Doce mil restaurantes asociados
“Con más de 12.000 restaurantes en nuestra red, no podíamos seguir procesando manualmente todas nuestras facturas y otros documentos”,señala Sylvie Nhansana, directora financiera y administrativa de lafourchette.com, quien añade que “Hasta ahora, una persona debía emplear varios días imprimiendo y enviando las facturas; ahora, con Esker, apenas en cinco minutos envía por correo 7.000 facturas cada mes, y están en el correo postal a las 24 horas de su creación. Los servicios de correo de Esker nos han permitido modernizar nuestros procesos y crear un ambiente de progreso e innovación que nos motiva para seguir mejorando”.
Hoy, lafourchette.com envía las facturas de clientes directamente desde su ERP Ms Dynamics, a través de una API de Esker. Las facturas, junto con unas 2.000 cartas de notificación mensuales, son enviadas al centro de producción de correo de Esker, donde son impresas, dobladas, ensobradas, selladas y remitidas al servicio de correo local antes de 24 horas. El seguimiento del correo se lleva a cabo en tiempo real, y cada dirección postal incorrecta es corregida automáticamente.
“Gracias a Esker, nuestras facturas salen más rápido y por lo tanto se pagan antes. Ahora somos capaces de terminar nuestro cierre de mes apenas en dos días en nuestras tres subsidiarias”, añade Nhansana. Otros beneficios obtenidos son:
Ahorros de tiempo: las facturas se imprimen automáticamente en el día.
Mejoras de productividad: la persona que imprimía y enviaba las facturas dedicaba el 75% de su tiempo a esta tarea, y ahora sólo dedica el 10%, con lo que ha pasado a desempeñar un rol más importante en la contabilidad general de la empresa.
Reducción de costes operativos: que incluyen horas de trabajo, mantenimiento de equipos y adquisición de consumibles.
Mejor seguimiento y visibilidad, con notificaciones de status en tiempo real.
Reducción del tiempo medio de cobro(DSO).
En una siguiente fase, lafourchette.com implementará los servicios de correo de Esker en sus subsidiarias en España y Suiza, además de automatizar otros procesos basados en documentos a través de la plataforma compartida de Esker.
