En el Zoom Scale-Up Summit se abordaron los retos de las PYMEs para crecer sin complejidad ni costes adicionales

En este Zoom Scale-Up Summit quedó constancia de que el avance de la inteligencia artificial en el entorno laboral sigue marcado por una brecha entre la adopción y la verdadera capacidad de escalar su uso, especialmente entre las PYMEs.

Según datos de IDC (International Data Corporation), el 58% de las empresas continúa atrapado en fases de experimentación sin lograr una implementación efectiva, mientras que hasta el 60% de la jornada laboral se destina a la gestión de comunicaciones en lugar de a tareas de mayor valor. A ello se suma que casi seis de cada diez empleados invierten más de 11 horas semanales buscando información dispersa entre distintos sistemas y contactos.

En el caso de las PYMEs, esta situación se intensifica por la falta de recursos especializados y tiempo para gestionar múltiples herramientas digitales, lo que amplía la brecha de transformación. En este contexto, la propuesta de Zoom busca eliminar esa barrera de entrada mediante una IA integrada en las herramientas de trabajo habituales. “El problema no es la falta de interés por la IA, sino su implementación. Las PYMEs necesitan una IA que funcione desde el primer día, integrada en las herramientas que ya usan”, señala Sara Steffaroni, Global Product Marketing Manager de Zoom.

AI Companion y la evolución de Zoom

AI Companion es una de las respuestas de Zoom para afrontar los retos de productividad actuales. Al estar integrado de forma nativa en Zoom Workplace, no requiere coste adicional, nuevas herramientas ni curva de aprendizaje. Como resume Sara Steffaroni: “No se trata de añadir más herramientas, sino de hacer más inteligentes las que ya utilizas”.

La plataforma aprovecha el contexto generado en reuniones, chats, llamadas y documentos para ayudar a los equipos a trabajar de forma más eficiente. Antes de una reunión, recupera automáticamente tareas pendientes, plazos y posibles riesgos para que todos lleguen preparados. Durante la sesión, transcribe la conversación en tiempo real, permitiendo que los participantes se centren en el debate. Al finalizar, genera resúmenes, identifica los puntos clave y propone los siguientes pasos. También es capaz de crear briefs y documentos completos en Zoom AI Docs a partir de conversaciones y contenidos previos.

Asimismo, su integración con herramientas como Google Drive, Gmail, Microsoft OneDrive, Outlook y Slack permite trabajar con la información de la empresa allí donde se encuentra, evitando duplicidades y silos de datos. Todo ello con la seguridad y la privacidad como pilares fundamentales del producto.

Atención al cliente y ventas: presencia 24/7 sin ampliar el equipo

Para muchas PYMEs, uno de los mayores desafíos es atender a los clientes cuando el negocio está cerrado. Las consultas y decisiones de compra no se detienen al final de la jornada, pero los recursos para responderlas sí suelen hacerlo. Zoom AI Receptionist busca cerrar esa brecha actuando como un recepcionista virtual disponible las 24 horas, capaz de responder consultas, gestionar reservas y derivar cada interacción al equipo adecuado.

Junto a esta solución, Zoom Phone Customer Engagement Pack incorpora SMS compartidos para todo el equipo, distribución inteligente de llamadas y paneles en tiempo real para supervisar la actividad.

El argumento económico: consolidar para ahorrar

Más allá de las ganancias en productividad, Zoom defiende una idea sencilla: menos herramientas también significa menos costes. La proliferación de aplicaciones especializadas, un fenómeno conocido como tool sprawl, suele traducirse en más tiempo de formación, procesos fragmentados, cambios constantes de contexto y una mayor carga administrativa para las empresas.

Frente a este escenario, Zoom propone concentrar reuniones, telefonía, notas e inteligencia artificial en una única plataforma, con una sola consola de administración y una única factura. Según la compañía, este enfoque puede generar ahorros de cientos de dólares por usuario al año, así como reducir un 34% el tiempo de onboarding y un 33% los costes de gestión.

Tecnología y estrategia: el tandem perfecto para los expertos

En el Scale-Up Summit, Kenza Ait Si Abbou, ex directora de tecnología en IBM y Deutsche Telekom, autora y asesora en estrategia de IA, señaló que los proyectos de inteligencia artificial no suelen fracasar por la tecnología, sino por la falta de estrategia y de gestión del cambio. “La tecnología sin integración en procesos no genera impacto real”.

Según la experta, uno de los errores más habituales en las PYMEs es asumir que la adopción de una herramienta de IA genera valor por sí misma. Sin procesos bien definidos, datos consistentes y objetivos claros, la tecnología puede incluso amplificar ineficiencias existentes. Por eso insiste en empezar por identificar dónde se crea valor, eliminar cuellos de botella y solo después automatizar.

Para priorizar casos de uso, propone tres criterios: necesidad real, impacto potencial y preparación de la organización en datos, procesos y cultura.

Próximos pasos: la hoja de ruta de Zoom

Zoom plantea una evolución progresiva de AI Companion orientada a acompañar a las PYMEs a medida que maduran en el uso de la inteligencia artificial. La versión 2.0 incorpora capacidades de priorización y acción directa a partir de conversaciones y documentos, mientras que la versión 3.0 , basada en agentic AI, avanza hacia la automatización de flujos de trabajo completos, con agentes capaces de coordinar procesos de forma autónoma.

En paralelo, la adquisición de Bonsai amplía el alcance de la plataforma hacia la gestión de proyectos, propuestas, facturación y cobros. El objetivo es cubrir todo el ciclo de relación con el cliente, desde la primera reunión hasta el último pago, dentro de un único entorno integrado.