Como continuación a la implementación del ERP Microsoft Dynamics NAV, esta compañía buscaba una solución simple y fiable para automatizar y externalizar el envío de sus facturas a clientes. Hasta entonces, las facturas habían de ser insertadas manualmente en el producto empaquetado, lo que consumía tiempo, resultaba poco fiable y requería involucrar al departamento de logística. Ahora, gracias a Esker, las facturas son enviadas de forma separada, sin intervención del personal, al mismo tiempo que el producto es empaquetado.
“Después de ver a varios posibles proveedores, hemos elegido a Esker para el envío de nuestras facturas a clientes en completa transparencia con nuestro nuevo ERP Microsoft”, señala Nathalie Gosselin, directora de Sistemas de Información de Gifrer, quien añade que “más allá de las funcionalidades técnicas y las características de la solución, nos ha impresionado la capacidad de respuesta de Esker y el conocimiento acerca de las necesidades de nuestra organización y nuestros procesos de facturación a clientes”.
Ahorro de tiempo y costes
Desde la implementación, el departamento de logística de Gifrer se ha beneficiado de un significativo ahorro de tiempo y costes. El ERP Microsoft de la compañía genera las facturas en formato PDF para ser transferidas al centro de producción de correo de Esker, donde son automáticamente impresas, dobladas, ensobradas, selladas y remitidas al servicio postal en 24 horas. Las facturas para el mismo destinatario van agrupadas en el mismo sobre, lo que supone también un ahorro de costes postales.
“La implementación de la solución ha sido muy rápida y fácil, además de Esker nos provee monitorización diaria y seguimiento”, asegura Gosselin. “Así, nuestro proceso de facturación es ahora completamente automático y visible tanto para nuestros equipos como para nuestros clientes. No sólo ahorramos tiempo, sino que ahora estamos mejor equipados para cumplir nuestros compromisos con los clientes, asegurándonos de que reciben su factura al mismo tiempo que su producto”.
Los beneficios obtenidos por Gifrer incluyen:
• Garantía de calidad del servicio, al remitir las facturas al servicio postal en 24 horas desde la recepción, al mismo tiempo que el producto es enviado.
• Trazabilidad fiable de la factura, gracias a los códigos de barra añadidos a cada paquete.
• Optimización de la logística, ya que los equipos ya no son requeridos para introducir manualmente las facturas en los paquetes de producto, y se elimina el riesgo de incluir facturas incompletas o incorrectas.
• Significativa reducción de costes, gracias a la externalización del correo a producir, así como ventajosas tarifas postales.
• Mejora y actualización de la base de datos, gracias al reporte de notificaciones automáticas dentro del sistema cuando un envío no llega a su destino.
A partir del éxito de este primer proyecto con Esker, Gifrer adelanta que extenderá el uso de esta solución a fin de enviar notificaciones por carta, correo certificado y comunicaciones de marketing.
