Cómo transformar las conversaciones en acciones concretas con My Notes y ZoomMate

Todas las empresas funcionan a través de conversaciones, ya que es en ellas donde se toman las decisiones, se confirman los detalles por chat o se definen los pasos a seguir. Sin embargo, el proceso de trasladar esas conversaciones a la ejecución de tareas no siempre resulta sencillo y, a menudo, esta gestión se ve obstaculizada por interrupciones y dificultades.

Además del tiempo que dedican los equipos a transcribir notas, reconstruir el contexto y realizar un seguimiento manual de lo que se acordó durante la reunión, el uso de múltiples herramientas desconectadas entre sí añade una complejidad innecesaria a las tareas del día a día.

“Muchas empresas ya han encontrado la manera de aprovechar la información que generan las conversaciones. El verdadero reto y el que realmente determina si la IA aporta valor, es lo que sucede después”, afirma Russell Dicker, director de Producto de Zoom. “Mantener una conversación es algo natural, al igual que debería ser llevar las ideas a la práctica. Ese es el objetivo que hay detrás de la capa de contexto unificada de Zoom, diseñada para cerrar la brecha entre conversación y acción sin necesidad de esfuerzo humano adicional. Es la base de nuestra estrategia de IA y una de nuestras principales áreas de enfoque”, añade.

La Capa de Contexto Unificada de Zoom transforma las conversaciones en acciones concretas y resultados

A lo largo del día, las llamadas, chats y mensajes generan miles de datos clave para el trabajo de los equipos. Cada conversación aporta detalles y contexto fundamentales para la toma de decisiones y avanzar en las tareas.

En lugar de tener que buscar información en distintas herramientas y reconstruir el contexto de cada conversación, Zoom reúne los temas tratados, las decisiones tomadas y las tareas pendientes en un mismo lugar. Así, cuando alguien necesita resolver una duda o ponerse manos a la obra, dispone de la información necesaria para avanzar sin tener que empezar de cero.

Esta capacidad, integra información de toda la plataforma de Zoom, desde el conocimiento corporativo hasta las aplicaciones de terceros conectadas y las soluciones de experiencia del cliente. De este modo, los equipos cuentan con una visión más completa del trabajo y pueden aprovechar mejor la información que comparten a diario.

Además, este contexto puede utilizarse más allá de Zoom. Gracias a las nuevas posibilidades de integración, la información de las conversaciones también estará disponible en plataformas de IA como Claude, ChatGPT y Codex, para que los usuarios puedan acceder a ella desde las herramientas con las que trabajan habitualmente.

A partir de noviembre, los usuarios también podrán iniciar flujos de trabajo de Zoom directamente desde Claude y Codex. Esto les permitirá automatizar tareas relacionadas con reuniones, chats y llamadas, así como actualizar registros de clientes en sistemas CRM, sin tener que cambiar constantemente de herramienta.

Una capa de contexto persistente para las conversaciones

A menudo, la información clave de una conversación se pierde al terminar una llamada, queda dispersa en notas o acaba olvidándose. Con la nueva Capa de Contexto unificada de Zoom, MyNotes evoluciona para recopilar y poner a disposición de los equipos la información más relevante allí donde la necesitan.

• Registra conversaciones que tienen lugar fuera de la pantalla: la nueva aplicación móvil independiente de My Notes permite grabar y transcribir reuniones presenciales sin necesidad de tener instalada la aplicación Zoom Workplace. Gracias a ello, los usuarios pueden aprovechar las mismas funciones de grabación y resumen de reuniones en conversaciones informales, encuentros fuera de la oficina y reuniones improvisadas. (Disponible previsiblemente en diciembre de 2026).

• Mantente al día aunque no puedas asistir a la reunión: la función Follow Meeting permite que My Notes asista a reuniones de Zoom en nombre del usuario cuando este no está disponible. Los miembros del equipo invitados pueden recibir una transcripción personalizada y un resumen generado por IA a través de My Notes, tanto si se incorporan tarde como si se marchan antes de tiempo o no pueden asistir. También es posible activar el inicio automático para las reuniones de Zoom a las que se ha invitado al usuario. (Disponible previsiblemente en diciembre de 2026).

• Conserva los detalles visuales que no se expresan con palabras: la función ScreenCapture in Transcript realiza capturas de pantalla durante la reunión y las vincula al momento exacto de la transcripción en el que se han producido. De este modo, las diapositivas y los gráficos comentados quedan asociados a la conversación y se pueden consultar más adelante. (Disponible previsiblemente en diciembre de 2026).

• Lleva la inteligencia de las reuniones más allá de la pantalla: las nuevas alianzas con Bota y la ampliación de la colaboración con DTEN permitirán utilizar My Notes también en conversaciones presenciales. Bota ofrece dos dispositivos: Leaf, una tarjeta magnética que permite grabar mediante el teléfono, y Bean, un dispositivo portátil que permite grabar sin usar las manos. Por su parte, DTEN ActionCard es un dispositivo del tamaño de una tarjeta de crédito que permite registrar cualquier conversación presencial en My Notes con solo pulsar un botón, sin necesidad de utilizar un teléfono ni un ordenador portátil. Ambos dispositivos pueden conectarse directamente a My Notes. (Disponibilidad prevista: Bota, primer trimestre de 2027; DTEN, noviembre de 2026).

Convierte el contexto de las conversaciones en acciones concretas

El trabajo no termina cuando acaba una conversación, continúa en distintas aplicaciones, chats y listas de tareas y mantener toda esa información que se genera conectada no debería depender únicamente del seguimiento manual. Por eso, Zoom presenta nuevas funcionalidades para ayudar a los equipos a pasar de las conversaciones a las respuestas, convertir las reuniones en flujos de trabajo y transformar los proyectos en resultados concretos.

• Encuentra respuestas sin tener que revisar todas las conversaciones: localizar una decisión o un dato concreto suele implicar buscar manualmente en distintas aplicaciones y conversaciones. La búsqueda inteligente basada en IA permite encontrar información en Zoom Meetings, Phone y Chat, así como en más de 40 aplicaciones de terceros, entre ellas ServiceNow, Workday, Google Drive y Microsoft OneDrive. Como consecuencia, los equipos pueden obtener rápidamente las respuestas que necesitan, independientemente de dónde se haya producido la conversación. (Disponible actualmente).

• Convierte automáticamente las reuniones en flujos de trabajo: My Notes Workflows permite enviar resúmenes de reuniones a distintas herramientas, desde Zoom Chat hasta Salesforce, mediante plantillas prediseñadas para casos de uso de ventas, marketing y IT. Además, gracias a una interfaz en lenguaje natural, los equipos pueden describir la automatización que necesitan y crear flujos de trabajo personalizados directamente desde My Notes, sin tener que utilizar un editor específico para diseñarlos. (Disponible previsiblemente en octubre de 2026).

• Agiliza la ejecución de las tareas de los proyectos: los equipos de agentes de IA de ZoomMate están diseñados para trabajar en paralelo en distintas partes de un proyecto. Un agente de IA coordinador distribuye las tareas entre agentes especializados y reúne sus resultados en una única entrega para que una persona pueda revisarla. Así, los equipos pueden coordinarse y ejecutar tareas con mayor rapidez. (Disponible actualmente).

• Transforma las notas de las reuniones en acciones para los pequeños negocios: Con My Notes como eje central, Zoom for Business Owners ayuda a los negocios que trabajan directamente con clientes a convertir la información de las reuniones en tareas concretas. La solución permite sincronizar el contexto de las reuniones con Bonsai, preparar propuestas con rapidez, gestionar el trabajo con clientes y simplificar la facturación, reduciendo el seguimiento manual. (Disponible actualmente; más información en la página de Zoom).